Digital transformation: cinque miti da sfatare sulla dematerializzazione

Se il punto di partenza della digital transformation aziendale è lo smart manufacturing, il passo successivo è la dematerializzazione. Si tratta di innescare un processo che rivoluziona gran parte delle procedure e delle dinamiche organizzative. Modificare pratiche consolidate e ridisegnare ruoli in funzione delle nuove possibilità offerte dagli strumenti digitali non è facile e nemmeno scontato. Ma per farlo bene e traghettare il business nel futuro bisogna sfatare i falsi miti.

Dematerializzare significa ridimensionare il personale: falso

Inutile girarci attorno: sostituire il lavoro manuale con l’automazione spaventa le risorse.
La dematerializzazione però, non toglie lavoro alle persone, anzi lo migliora nell’ottica di una razionalizzazione più efficiente.
Le funzioni collegate alla conservazione documentale, le varie fasi del ciclo dell’ordine attivo e passivo, i passaggi e le relazioni che si agganciano alle comunicazioni cartacee in transito dentro e fuori l’azienda pesano oggi in maniera preponderante sui task.
Nel momento in cui i documenti vengono digitalizzati e diventano “parlanti”, ovvero accessibili in tempo reale dai sistemi aziendali e capaci di condividere in vario modo le informazioni che contengono, il personale può risparmiare enormi quantità di tempo ed energie nella loro gestione e dedicarsi al vero patrimonio dell’impresa: i clienti.

L’infrastruttura IT va potenziata: dipende

Rendere digitali i processi non significa necessariamente cambiare le infrastrutture aziendali. Tutto dipende sempre da qual è il punto di partenza, soprattutto nel caso si scelga di affidare al cloud applicazioni e risorse. Le logiche dell’As a Service e dell’On demand, infatti, costituiscono un grosso valore aggiunto per evitare investimenti e reingegnerizzazioni. Sfruttando soluzioni private o ibride oppure affidandosi al Public Cloud, la digital transformation permette a un’azienda di usare le migliori soluzioni gestionali senza possederle. Oggi, infatti, non è più il possesso del software a fare la differenza ma la qualità del servizio. È sufficiente disporre di una connessione Internet per poter creare, editare e conservare in tutta sicurezza qualsiasi tipo di documento. In più non ci sono vincoli legati alla manutenzione perché è il provider a occuparsi di ottimizzare e aggiornare potenza di calcolo e applicativi.
Grazie alla dematerializzazione dei documenti in azienda e a nuovi criteri gestionali si risparmiano spazi fisici e risorse.

Il cloud non garantisce controllo su dati e documenti sensibili: falso

La sicurezza fisica e la sicurezza digitale sono un salto culturale per i manager.
Passare da schedari pieni di carta messa sotto chiave all’interno di uffici chiusi a due mandate a un concetto di Storage virtuale o as a Service in cloud non è banale. Eppure gli standard di data protection offerti dai sistemi virtuali e dagli operatori Cloud, garantiscono business continuity e disaster recovery allo stato dell’arte. I dati sono conservati nei server in remoto e possono essere tenuti costantemente sotto controllo e duplicati su qualsiasi architettura, resi accessibili attraverso sistemi di protezione avanzati, garantiti da chi fa di questo servizio il proprio core business.
Chi teme inoltre possibili perdite di informazioni sensibili relative ai clienti in seguito a intromissioni nei data center dove sono custodite, dovrebbe piuttosto tener presente che la stragrande maggioranza dei buchi nella sicurezza si verificano proprio in ufficio, e sono per lo più dovuti al mancato rispetto delle policy aziendali sull’utilizzo dei sistemi informativi.
C’è un altro dubbio che riguarda la gestione digitale ed è la connessione: cosa succede se Internet non funziona? Niente paura: oggi gli applicativi per la gestione di fatture, contratti e documenti sono ottimizzati per lavorare anche in assenza di connessione e da qualsiasi device. Nell’improbabile eventualità di un disservizio di Rete, è possibile continuare a lavorare off line, con il sistema che salva le modifiche in locale fino a quando la connessione non viene ripristinata, o accedere da un’altra postazione collegata al Web.
In ogni caso, a sessione conclusa e tornata la Rete, il lavoro viene automaticamente replicato e immagazzinato nel Cloud.

I collaboratori non hanno dimestichezza con la tecnologia: falso

Consumerizzazione dell’IT e utenti sempre più multicanali sono due asset fondamentali della digital transformation aziendale. L’utilizzo di smartphone e tablet ha abituato dipendenti e collaboratori a utilizzare le app e le tecnologie con un’elasticità e una proattività che costituiscono un grosso valore per la cultura dell’impresa. L’importante è progettare soluzioni e modalità di interazione capaci di garantire la qualità della user experience attraverso interfacce intuitive dotate di elementi grafici che guidano l’utente attraverso le varie funzioni, con tutorial on line che supportano le attività e sistemi di condivisione dei file che permettono a colleghi e team leader di collaborare, anche da remoto, sullo stesso documento.

L’investimento non vale i soldi spesi: potreste rispondere da soli, ma…

Che l’IT per le imprese sia un costo e non un investimento è il refrain che ha fatto perdere competitività all’economia italiana nell’ultimo decennio. Ma se non sono i dati macroeconomici quelli che possono far cambiare idea, basti pensare a quanto si risparmia digitalizzando una fattura tradizionale: tra stampa, archiviazione, trattamento e invio, ogni documento in formato cartaceo arriva a costare fino a otto euro. Uno digitale solo qualche centesimo.
Bisogna aggiungere poi la quantità di attività associate a gestire la documentazione cartacea, statica e passiva rispetto a quella digitale, dinamica e attiva che, evitando ridondanze, facilita la ricerca ma anche la rilavorazione e la conservazione dei documenti, permettendo a tutti gli operatori della supply chain di condividere e collaborare attraverso una standardizzazione delle informazioni e delle procedure facendo risparmiare tempo e risorse.
A parità di costi e di fatica, dunque, è evidente che dematerializzare conviene sempre e comunque.